一.稿件提交保密条款
1.保密义务
保密协议：所有审稿人员和会议组织者必须承诺对所有投稿的内容、作者信息以及审稿过程保持绝对的保密。
违约责任：对于违反保密协议的行为，将依照协议规定和适用法律追究责任，可能包括但不限于民事赔偿和法律制裁。
2.知识产权保护
版权所有：所有投稿的研究成果的版权归属原作者。会议组织方仅在获得作者书面同意的情况下，方可使用这些研究成果用于会议宣传和相关出版物。
商业利用：未经作者明确许可，任何第三方不得将投稿内容用于商业目的。会议组织方应当在所有会议相关的出版物和宣传材料中清楚标注作者姓名和其版权声明。
3.数据保护
个人信息保护：严格遵守《中华人民共和国个人信息保护法》，保障所有参会者及作者的个人信息安全。任何与会议投稿、审稿相关的个人信息均须经过加密处理，并限制访问权限。
信息使用：收集的个人信息仅用于会议的组织和运行目的，未经个人明确同意，不得用于其他任何商业或研究目的。
信息披露：在非常必要的情况下，如法律要求或出于安全的目的，信息的披露应提前通知相关个人，并明确披露的范围和原因。
4.法律适用与争议解决
法律适用：本保密政策受中华人民共和国法律管辖并依据其解释。
争议解决：关于投稿保密政策的任何争议，首先应通过协商解决。协商不成时，可依法向会议所在地人民法院提起诉讼。
二．会议宣传内容规范
1.宣传材料的合法性
审查机制：所有宣传材料必须经过专门的法律和道德审查，确保内容不违反中华人民共和国的法律法规，包括但不限于广告法、反不正当竞争法等。
内容真实性：宣传材料中的信息必须真实无误，不得有误导性陈述或虚假宣传。涉及科研成果的表述应准确，避免夸大其词。
2.知识产权与版权声明
图片和文字版权：所有用于宣传的图片、视频和文本材料应确保已获得版权所有者的授权。未经授权，不得使用任何版权材料。
版权标注：所有宣传材料需清晰标示作者和版权信息。若材料来源于第三方，必须在显著位置注明其版权信息。
3.非歧视性和平等原则
反歧视承诺：宣传内容应遵守非歧视原则，不得包含任何基于种族、性别、宗教信仰、国籍、性取向、身体条件或年龄的歧视性内容。
文化敏感性：尊重不同文化和社会习俗，宣传材料应避免使用可能引起特定群体敏感的语言或图像。
4.社会责任
公益宣传：鼓励在宣传材料中包含对社会责任和科研伦理的承诺，如环保意识、科研诚信等。
5.法律责任与处罚
责任追究：如宣传材料违反了相关法律法规或侵犯了他人权益，会议组织方需承担相应的法律责任，并可能面临罚款、赔偿或其他法律制裁。
纠正措施：一旦发现宣传材料存在不当内容，组织方应立即采取措施纠正，并公开道歉，以减轻负面影响。
三．参会期间行为规范
1.法律遵守与道德行为
法律遵守：参会者必须遵守中华人民共和国所有适用的法律法规，包括但不限于刑法、公共安全管理条例等。
道德规范：鼓励参会者展示高标准的专业道德行为，尊重所有人的权利和尊严，维护会议的学术和专业形象。
2.尊重与平等
禁止歧视政策：会议坚决反对任何形式的歧视行为，包括基于种族、性别、年龄、宗教、性取向、残疾或其他任何形式的歧视。
文化敏感性：鉴于参会者可能来自不同文化背景，应增强文化敏感性和包容性，避免文化冲突。
3.个人行为规范
专业礼仪：参会者应保持专业礼仪，包括适当的着装、及时出席会议活动、积极参与讨论等。
禁止骚扰：严禁任何形式的骚扰行为，无论是语言上的、身体上的还是通过电子方式的。一旦发现骚扰行为，将立即采取行动处理，并可能要求违规者离开并且禁止参加会议。
4.信息安全与隐私保护
信息保护：会议期间，任何形式的录音、录像需事先获得许可。同时，对于任何敏感信息，参会者应予以保密，不得在未经授权的情况下外泄。
个人隐私：尊重并保护所有参会者的个人隐私。禁止未授权的收集、使用或泄露他人个人信息。
5.知识产权
成果分享：鼓励在尊重原创者知识产权的前提下，分享会议成果和交流内容。未经作者同意，不得复制、分发会议中的任何材料或演讲内容。
版权声明：所有会议资料及演讲内容都应明确标注作者名和版权信息，保障原创者的权益不受侵犯。
6.法律责任与争议解决
违规处理：对于违反行为规范的参会者，会议组织方将采取必要措施，包括但不限于警告、禁止参与会议的余下活动、报告给相关法律机构等。
争议调解：任何与参会期间行为规范相关的争议，应首先通过协商解决。如协商不成，可依法申请仲裁或诉诸法院解决。
四．媒体政策
1. 媒体准入和认证
媒体准入：所有欲覆盖会议的媒体必须事先申请准入许可。会议组织方将提供专门的媒体注册通道，需媒体提供相关资质证明。
认证过程：组织方对申请媒体的资质进行审核，确保其具备合法的营业执照和良好的行业信誉。
2. 信息披露与报道准则
信息披露：会议期间，任何关键信息的披露必须经过组织方的明确同意。媒体报道应基于事实，避免发布未经证实或可能误导的信息。
报道准则：鼓励媒体遵守高标准的职业道德，确保报道的准确性和公正性。不得有捏造事实、断章取义或其他误导性报道。
3. 版权和知识产权
版权尊重：会议中的演讲和资料，除非明确说明可供自由使用，否则其版权属于原作者或讲者。媒体转载或引用必须获得授权。
知识产权保护：媒体应尊重和保护会议内容的知识产权，未经允许不得擅自复制、传播会议内容。
4. 互动和采访规范
采访安排：所有媒体采访需遵循会议安排，通过组织方协调进行。需尊重被采访者的意愿和时间安排。
互动行为：媒体代表在会议期间应保持专业礼仪，尊重其他参会者和发言者，不得在无许可的情况下进行录音或录像。
5. 安全和紧急情况处理
现场安全：媒体人员必须遵守会议场地的所有安全规定。在紧急情况下，应听从会议安全人员的指引进行疏散或其他应急措施。
责任意识：在报道涉及紧急或敏感事件时，媒体应展现高度的责任感，确保公众得到准确的信息，避免引发不必要的恐慌或误解。
6. 法律责任与纠纷解决
法律责任：对于违反媒体政策的行为，会议组织方保留追究相关媒体法律责任的权利，包括但不限于停止其会议报道权利、公开道歉、赔偿损失等。
争议解决：关于媒体政策的任何争议，应首先尝试通过协商解决。协商不成的情况下，可依法向有管辖权的法院提起诉讼。
五．最终解释权及政策变更
解释权归属：本文档中所有会议相关政策的最终解释权归会议组织方所有。
政策更新：会议组织方保留随时更新或修改本政策的权利，以应对法律法规变化或会议运行需求的变化。所有政策的更新或变动将提前通过会议官方网站公布，并自公布之日起生效。
遵循通知：参会者及相关方应定期查阅会议网站，了解任何政策的更新或变更。继续参与会议活动将视为接受最新的政策条款。